Makler: Ernsthafte Interessenten erkennen und schnell nachfassen

Vier Zahlen zeigen, warum das Nachfassen der Teil der Maklerwoche ist, der über den Rest entscheidet.

Der Markt zieht wieder an: 2025 wurden in Deutschland rund 872.000 Immobilienkaufverträge geschlossen, 8 % mehr als im Vorjahr, und rund 198 Milliarden Euro flossen in Wohnimmobilien. Käufer zahlen seit Ende 2020 bei Wohnungen und Einfamilienhäusern in der Regel die Hälfte der Provision und schauen deshalb genauer hin, was sie für ihr Geld bekommen. Und wer anfragt, wartet nicht lange: Eine viel zitierte Studie zu Online-Anfragen fand, dass Unternehmen, die innerhalb einer Stunde reagierten, rund siebenmal häufiger mit einem Entscheider ins Gespräch kamen als solche, die später antworteten.

Die Aufgabe ist also klar. Schnell antworten, herausfinden, wer wirklich so weit ist, über Wochen hilfreich bleiben und alle so behandeln, dass sie Sie weiterempfehlen. Die meisten kleinen Maklerbüros wissen das. Was im Weg steht, ist das Postfach.

Sechzig Anfragen, ein Haus

Stellen Sie sich ein Maklerbüro mit drei Leuten vor, das ein Einfamilienhaus zu einem fairen Preis vermarktet. Am Donnerstag geht das Inserat bei ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen online. Bis Montag sind sechzig Anfragen da.

Manche kommen von Leuten, die ihre Wohnung verkauft haben, eine Finanzierungsbestätigung der Bank vorlegen können und diese Woche besichtigen wollen. Manche ziehen vielleicht nächstes Jahr um. Einige fragen nach dem Preis, der im Inserat steht. Ein paar Nachbarn wollen wissen, was das Haus wert ist. Ein Bauträger ist dabei. Und viele stellen dieselben Fragen: Gibt es eine Garage, wie alt ist die Heizung, ist am Preis etwas zu machen, geht Samstag?

Das Exposé geht in vielen Büros schon automatisch raus, mit Widerrufsbelehrung. Was fehlt, ist der Schritt danach. Die Makler sind unterwegs bei Besichtigungen und Bewertungen und antworten abends, in der Reihenfolge des Eingangs. Die zwei Käufer, die sofort ein Angebot gemacht hätten, haben bis dahin drei andere Häuser gesehen, und einer hat anderswo einen zweiten Termin.

Niemand hat etwas falsch gemacht. Es waren einfach sechzig Nachrichten und drei Leute. Genau diesen Teil kann KI übernehmen: jede Anfrage in Minuten beantworten, mit den Fakten aus dem Exposé, die wenigen Fragen stellen, die zeigen, wie weit jemand ist, und die kaufbereiten Interessenten noch am selben Tag zum Makler bringen.

Woran man Ernsthaftigkeit erkennt

Der Reflex ist, Interessenten danach einzuschätzen, wie ernsthaft sie klingen. Das ist unzuverlässig und, unsauber gemacht, unfair. Besser: allen dieselben wenigen praktischen Fragen stellen und nach den Antworten sortieren.

Die Fragen dahinter sind praktisch und für alle gleich:

• Haben Sie schon mit Ihrer Bank oder einem Finanzierungsberater gesprochen?
• Müssen Sie eine eigene Immobilie verkaufen, und falls ja, ist sie schon am Markt?
• Wann möchten Sie idealerweise einziehen?
• Was ist Ihnen wichtig, und fehlt Ihnen an diesem Haus etwas?
• Wann könnten Sie besichtigen?

Freundlich und freiwillig gestellt, beantworten die meisten sie gern, weil die Fragen auch ihnen helfen. Niemand sollte antworten müssen, um Informationen zu einem öffentlich inserierten Objekt zu bekommen. Und fragen Sie nur, was Sie für den nächsten Schritt brauchen: Ob jemand mit der Bank gesprochen hat, reicht vor der Besichtigung. Gehaltsnachweise und Bonitätsunterlagen gehören, wenn überhaupt, in eine spätere Phase, so will es auch die DSGVO mit ihrem Grundsatz der Datenminimierung.

So sieht die erste Antwort aus

Eine gute erste Antwort beantwortet die Frage, nennt die wichtigen Fakten und macht den nächsten Schritt leicht. Auf „Ist das Haus noch zu haben, und ginge Samstag?“ könnte das Modell entwerfen:

Guten Tag Frau Becker, vielen Dank für Ihr Interesse am Haus im Lindenweg 12. Ja, es ist noch verfügbar. Am Samstag haben wir Besichtigungstermine um 10:00, 11:30 und 14:00 Uhr; antworten Sie einfach mit der Uhrzeit, die Ihnen passt. Ein paar Fakten, nach denen oft gefragt wird: Die Doppelgarage bietet Platz für zwei Autos, die Gasheizung wurde 2021 erneuert, Energieeffizienzklasse C laut Verbrauchsausweis. Damit wir gut planen können: Müssen Sie eine eigene Immobilie verkaufen, und haben Sie schon mit Ihrer Bank gesprochen? Kein Problem, falls nicht, wir helfen gern bei beidem. Freundliche Grüße, Anna Hofmann, Hofmann & Partner Immobilien

Jede Angabe in dieser Antwort stammt aus dem Objektdatensatz. Fragt jemand etwas, das dort nicht steht („Plant der Nachbar einen Anbau?“), sagt das Modell, dass es beim Makler nachfragt, und der Makler antwortet. Die Pflichtangaben aus dem Energieausweis, die ohnehin in jede Anzeige gehören, geben dem Modell eine verlässliche Grundlage.

Exposé, Provision, Widerruf: Der Rahmen bleibt

Die KI ändert nichts an den rechtlichen Schritten, sie muss sie nur einhalten. Der Maklervertrag über eine Wohnung oder ein Einfamilienhaus braucht Textform (§ 656a BGB). Kommt er per E-Mail oder Portal zustande, ist er ein Fernabsatzvertrag, und Verbraucher haben ein 14-tägiges Widerrufsrecht, wie der Bundesgerichtshof 2016 entschieden hat. Und die Provision wird bei Verbrauchern nach § 656c BGB geteilt.

Praktisch heißt das: Exposéversand, Widerrufsbelehrung und Provisionshinweis laufen weiter über die Vorlagen, die Ihr Anwalt freigegeben hat. Das Modell schreibt keine eigenen Provisionsaussagen und verhandelt nichts. Fragt jemand „Ist an der Provision etwas zu machen?“, geht die Frage an den Makler.

Von der Anfrage zur Besichtigung

In der Zusammenfassung spart der Makler die meiste Zeit. Statt sechzig Verläufe zu lesen, sieht er eine Liste nach Kaufbereitschaft und Passung, mit je einer Zeile: „Eigentumswohnung notariell verkauft, Finanzierungsbestätigung liegt vor, Einzug bis März, braucht drei Zimmer und Garage, kann Samstagvormittag.“

Dranbleiben, ohne zu nerven

Die wenigsten kaufen das erste Haus, nach dem sie fragen. Wer über Wochen hilfreich bleibt, ohne zu drängeln, ist da, wenn es ernst wird. Dafür braucht es einen Rhythmus, und genau den lassen volle Wochen als Erstes fallen.

Das Feedback zahlt sich doppelt aus. Wer erklärt, warum ihm ein Haus nicht gefallen hat, sagt Ihnen, was Sie ihm als Nächstes zeigen sollten. Und Eigentümer bekommen echte Rückmeldungen statt „die überlegen noch“, was zählt, wenn es um eine Preisanpassung geht.

Käufer sind oft auch Verkäufer

Viele Interessenten müssen erst ihre eigene Immobilie verkaufen. In der Matrix stehen sie meist bei „früh, aber passend“: Sie wollen genau so ein Haus, können aber erst zusagen, wenn der eigene Verkauf läuft. Für einen regionalen Makler ist das die wertvollste Anfrage im Postfach, denn sie ist zugleich ein mögliches Objekt.

Das Nachfassen bei diesen Interessenten sollte Hilfe beim Verkauf anbieten: eine Bewertung, eine Einschätzung, wie lange vergleichbare Objekte in der Gegend brauchen, was vor der Vermarktung zu tun ist. Das Angebot kann das Modell entwerfen. Die Bewertung selbst bleibt beim Makler.

Was bei Menschen bleibt

• Preis und Verhandlung. „Würde der Eigentümer 20.000 Euro weniger nehmen?“ geht immer an den Makler.
• Kaufangebote und Reservierungen. Persönlich und mit Folgen, also Sache des Maklers.
• Rechtliche und bauliche Fragen. Wegerechte, Baulasten, Feuchtigkeit im Keller: Der Makler antwortet oder verweist an die richtige Fachperson.
• Identifizierung nach Geldwäschegesetz. Pflicht des Maklers, nicht des Chatbots.
• Vertrauliches vom Eigentümer. Warum verkauft wird, wie eilig es ist, was er akzeptieren würde: gibt ein Chatbot nie preis.

Und wenn Ihr Büro zehn Anfragen pro Woche bekommt, brauchen Sie nichts davon. Ein gemeinsames Postfach, ein paar gute Vorlagen und die Regel, dass jede Anfrage am selben Tag beantwortet wird, erledigen den Großteil.

Werkzeuge, die passen

Makler-CRMs wie onOffice, FLOWFACT oder Propstack, in Österreich etwa justimmo, übernehmen Portalanfragen, versenden Exposés mit Widerrufsbelehrung und verwalten Besichtigungen. Viele bieten inzwischen KI-Funktionen für Antworten. Die hier beschriebenen Bausteine arbeiten darin oder daneben: Antworten, die nur Fakten aus dem Objektdatensatz nutzen, dieselben Fragen für alle, eine Zeile pro Interessent und Nachfassen auf Basis dessen, was jemand tatsächlich gesagt hat.

Angaben zur Finanzierung sind personenbezogene Daten. Sie gehören ins CRM, nicht in kopierte Chatverläufe, und nur zu Anbietern mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Was Makler mich fragen

Stört es Interessenten, wenn eine KI antwortet?

Die meisten stört Warten mehr als eine gut geschriebene automatische Antwort, solange sie ehrlich ist. Kennzeichnen Sie den Assistenten, unterschreiben Sie mit dem Makler, der sich meldet, und machen Sie den Weg zu einem Menschen leicht. Nach Art. 50 der KI-Verordnung müssen Menschen seit August 2026 erkennen können, dass sie mit einem KI-System kommunizieren.

Kann das Modell Besichtigungen selbst buchen?

Ja, wenn es an die Kalender der Makler und die Verfügbarkeit des Eigentümers angebunden ist. Viele starten damit, dass das Modell Termine anbietet und der Makler bestätigt, und erlauben die direkte Buchung erst, wenn das zuverlässig läuft.

Klingen dann nicht alle Büros gleich?

Nur, wenn Sie es zulassen. Schreiben Sie die Vorlagen in Ihrem eigenen Ton, bauen Sie Ortskenntnis ein (Schulen, Anbindung, der gute Bäcker um die Ecke), und behalten Sie das Telefonat mit den wichtigsten Interessenten bei einem Menschen.

Woran erkenne ich, ob es funktioniert?

Messen Sie vorher und nachher drei Dinge: die Zeit bis zur ersten Antwort, den Anteil der Anfragen, aus denen eine Besichtigung wird, und wie viele kaufbereite Interessenten ein Makler am selben Tag spricht.

Faustregel

Jede Anfrage in Minuten mit Fakten aus dem Exposé beantworten, allen dieselben praktischen Fragen stellen, die Kaufbereiten am selben Tag selbst anrufen und über Wochen mit etwas Nützlichem dranbleiben. Wer diesen Monat gut behandelt wird, verkauft vielleicht nächstes Jahr selbst oder schickt Ihnen jemanden, der es tut.

Wenn Ihr Postfach nach einem neuen Inserat so aussieht, schreiben Sie mir, welches CRM und welche Portale Sie nutzen, und ich sage Ihnen, wo Sie anfangen sollten. Hausverwaltungen kämpfen mit einer ähnlichen Nachrichtenflut bei Schadensmeldungen, Coworking Spaces machen aus Besichtigungsanfragen passende Mitgliedschaften, und Caterer laufen gegen dieselbe Uhr bei Anfragen, die schnell kalt werden.