Übersetzungsbüro: Projektanfragen kalkulieren ohne böse Überraschungen

Dienstag, 16:50 Uhr. Eine E-Mail: „Bitte übersetzen Sie den beigefügten Gesellschaftsvertrag ins Englische, 10 Seiten, wir brauchen ihn bis Freitag. Was kostet das?“ Die Projektmanagerin öffnet das PDF, sieht zehn saubere Seiten, schätzt kurz und schickt ein Angebot. Der Kunde sagt innerhalb einer Stunde zu.

Am Mittwochmorgen öffnet der Übersetzer die Datei richtig. Die zehn Seiten sind Scans, das CAT-Tool findet null Wörter. Auf der letzten Seite steht „siehe Anlagen 1 bis 4“, und die kommen als Handyfotos mit einer zweiten E-Mail, die niemand geöffnet hat. In der Antwort auf die Auftragsbestätigung erwähnt der Kunde nebenbei, dass die Unterlagen für eine Bank in London sind. Und auf Nachfrage stellt sich heraus: Die Bank verlangt eine beglaubigte Übersetzung.

Kalkuliert waren zehn Seiten editierbarer Text ins Englische. Tatsächlich sind es 24 Seiten Scans und Fotos, teils schräg aufgenommen, in britisches Englisch, beglaubigt, bis Freitag. Irgendwer verliert jetzt Geld, Schlaf oder den Kunden. Meistens alles drei.

Keine dieser Überraschungen war versteckt. Alles stand in der Anfrage, den Dateien und dem E-Mail-Verlauf. Nur hatte um 16:50 Uhr niemand Zeit, genau hinzusehen. Genau das kann KI in Sekunden: jede Anfrage gründlich ansehen, bevor jemand ein Angebot schreibt.

Selbst der Gesetzgeber zahlt für Scans mehr

Wie viel Mehraufwand nicht editierbare Texte bedeuten, sieht man sogar im Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz. Seit dem 1. Juni 2025 unterscheidet § 11 JVEG ausdrücklich danach, ob der Text elektronisch editierbar vorliegt.

Wenn schon die Justiz für einen Scan rund zehn Prozent mehr zahlt, sollte auch Ihr Angebot wissen, ob es einen Scan kalkuliert. Das setzt voraus, dass jemand die Datei tatsächlich geprüft hat.

Wo Angebote schiefgehen

Jede dieser Überraschungen ist eine Frage des genauen Hinsehens. Keine erfordert Übersetzungskompetenz. Alle verändern Preis, Team oder Termin.

Was die KI bei der Anfrage übernimmt

Ein Sprachmodell mit Bilderkennung übernimmt das genaue Hinsehen in Sekunden. Es liest den gesamten E-Mail-Verlauf, öffnet jeden Anhang und liefert der Projektmanagerin einen kurzen Prüfbericht:

• Dateien: Was ist jede Datei, hat sie eine Textebene, enthält sie Bilder mit Text, Änderungsverfolgung, Kommentare oder ausgeblendete Inhalte?
• Umfang: Zeilen- oder Wortzahl für Dateien, die das CAT-Tool nicht lesen kann, klar als Schätzung gekennzeichnet.
• Sprachen und Varianten: erkannte Ausgangssprache, gewünschte Zielsprache und eine Rückfrage, wenn die Variante unklar ist.
• Dokumentart und Fachgebiet: Vertrag, Urkunde, Arztbericht, Broschüre, Softwaretexte. Hinweis, wenn eine Beglaubigung wahrscheinlich ist.
• Terminprüfung: Passt der Wunschtermin zu Umfang und Revision?
• Rückfragen an den Kunden: nur die, die für diese Anfrage wirklich zählen.

Bei editierbaren Dateien kommen die echte Wortzahl und die Match-Analyse weiterhin aus Ihrem CAT-Tool, ob Trados, memoQ oder Phrase. Das Modell ersetzt die Analyse nicht. Es sorgt dafür, dass alles analysiert wird, und sagt Ihnen, was die Analyse nicht sehen kann.

Die Zeile mit den Annahmen

Das Nützlichste, was eine gründliche Prüfung liefert, ist ein Absatz im Angebot, der die Annahmen nennt:

Diesem Angebot liegt zugrunde: Gesellschaftsvertrag, 10 Seiten als Scan (ca. 3.400 Wörter), sowie Anlagen 1 bis 4 (ca. 4.100 Wörter), Übersetzung aus dem Deutschen ins britische Englisch, beglaubigt durch eine ermächtigte Übersetzerin, Lieferung als PDF und im Original per Post, Liefertermin Freitag, 17 Uhr. Weicht etwas davon ab, bestätigen wir Preis und Termin vor Arbeitsbeginn neu.

Allgemeine Geschäftsbedingungen liest kaum ein Kunde. Drei Zeilen über das eigene Projekt liest jeder. Stimmt etwas nicht, erfahren Sie es vor Arbeitsbeginn und nicht am Donnerstagabend.

Beglaubigte Übersetzungen: früh fragen

In Deutschland dürfen nur von den Landesjustizverwaltungen öffentlich bestellte, beeidigte oder ermächtigte Übersetzerinnen und Übersetzer die Richtigkeit und Vollständigkeit einer Übersetzung bestätigen. Wer sie sucht, findet sie in der gemeinsamen Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank der Justiz. Standesämter, Ausländerbehörden, Anerkennungsstellen und Gerichte verlangen solche Übersetzungen regelmäßig, ausländische Banken und Behörden oft zusätzlich eine Apostille auf dem Original.

Für die Annahme heißt das: Die Frage nach der Beglaubigung gehört an den Anfang, nicht ans Ende. Das Modell erkennt Dokumentarten, bei denen sie wahrscheinlich ist, und stellt die Frage. Was die empfangende Stelle genau verlangt, klären Kunde und Übersetzerin.

Normzeile oder Wort?

Im deutschsprachigen Raum rechnen viele Büros nach Normzeilen zu 55 Anschlägen inklusive Leerzeichen ab, oft nach dem Zieltext. Den gibt es beim Angebot aber noch nicht. Also wird aus dem Ausgangstext geschätzt, und genau da entstehen Abweichungen: Deutsche Texte werden in der Übersetzung aus dem Englischen häufig länger, englische aus dem Deutschen oft kürzer.

Das Modell kann beides liefern: die Zeilenzahl des Ausgangstextes, auch aus Scans, und eine Schätzung für den Zieltext auf Basis Ihrer eigenen früheren Projekte in derselben Sprachrichtung. Schreiben Sie ins Angebot, worauf sich der Preis bezieht und dass nach Zieltext abgerechnet wird. Dann ist die Abweichung am Ende keine Überraschung, sondern vereinbart.

Match-Analyse verständlich machen

Für Kunden mit Translation Memory verändert die Match-Analyse den Preis erheblich. Die meisten Büros arbeiten mit einer Staffel, die Wiederholungen und nahe Treffer rabattiert, etwa Wiederholungen und 100-%-Treffer zu einem Viertel des Wortpreises, 95 bis 99 % zur Hälfte, darunter gestaffelt bis zum vollen Preis. Die genauen Prozentsätze sind seit Jahren ein Streitpunkt zwischen Büros und Übersetzern und variieren stark.

Das Modell kann den rohen CAT-Bericht in eine verständliche Aufstellung fürs Angebot übersetzen: „Von 12.000 Wörtern sind 3.200 Wiederholungen oder identisch mit früheren Aufträgen, berechnet werden insgesamt 8.570 gewichtete Wörter.“ Das erspart der Projektmanagerin, Fuzzy-Matches am Telefon zu erklären. Und es fängt das umgekehrte Problem ab: den Kunden, der Rabatt erwartet, weil „das meiste wie letztes Jahr ist“, während die Analyse 70 % neue Wörter zeigt.

Die Rückfragen

Eine gute Annahme fragt wenig, aber das Richtige. Das Modell wählt aus einer Liste wie dieser, je nachdem, was Dateien und Verlauf schon beantworten:

Die Frage nach maschineller Übersetzung ist wichtiger geworden. Manche Kunden wollen den günstigeren Preis für MT mit Post-Editing. Andere haben Verträge, die das Hochladen ihrer Texte in jede MT-Engine verbieten. Fragen, festhalten und sicherstellen, dass der Ablauf die Antwort respektiert.

Stammkunden: das letzte Projekt kennen

Bei Stammkunden besteht die halbe Annahme darin, sich an das letzte Mal zu erinnern: welche Variante, welches Glossar, Layout ja oder nein, wer prüft, MT erlaubt oder nicht. Das steht meist in alten E-Mails und im Kopf der Projektmanagerin. Das Modell kann es aus früheren Projekten im TMS holen: „Letzte drei Projekte: Schweizer Hochdeutsch, Kundenglossar v4, Layout nachgebaut, keine MT. Wieder so?“ Eine Bestätigung ersetzt fünf Fragen, und die Urlaubsvertretung muss nicht alles neu herausfinden.

Vertraulichkeit zuerst

In einem Übersetzungsbüro liegen Verträge, Arztberichte, Patentanmeldungen vor der Einreichung und private Urkunden. Ein Modell, das diese Unterlagen liest, muss denselben Standard erfüllen wie der Rest des Ablaufs: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitung in der EU, keine Speicherung oder Nutzung zum Training. Viele Geheimhaltungsvereinbarungen regeln den Einsatz externer Werkzeuge ausdrücklich. Prüfen Sie sie, bevor Sie etwas anbinden, und laden Sie Kundendateien nie in einen Verbraucher-Chatbot.

Wer nach ISO 17100 arbeitet, behält die Kernanforderung: Übersetzung durch qualifizierte Übersetzer, Revision durch eine zweite qualifizierte Person. Das Modell arbeitet, bevor all das beginnt.

Welche Werkzeuge passen

Übersetzungsmanagementsysteme wie Plunet, XTRF oder Protemos verwalten Anfragen, Angebote und Projekte, CAT-Tools wie Trados, memoQ oder Phrase liefern die Analyse. Die Prüfschicht sitzt davor: Sie liest Anfrage und Dateien, schreibt Prüfbericht und Rückfragen, stößt die CAT-Analyse an und legt einen Angebotsentwurf zur Freigabe ins TMS.

Häufige Fragen aus Übersetzungsbüros

Ist die Zeilenzahl aus Scans verlässlich genug fürs Angebot?

Sie ist eine Schätzung, und das Angebot sollte das sagen. Bei sauberen Scans liegt sie meist nah dran. Bei schräg fotografierten Seiten, Handschrift oder Stempeln lieber eine Spanne nennen oder nach der Texterkennung bestätigen.

Lohnt sich das auch bei kleinen Aufträgen?

Gerade dort. Kleine Aufträge prüft niemand genau, und eine zweiseitige Urkunde mit beschriebener Rückseite, einem Stempel in einer dritten Sprache und einer Apostille dauert oft viel länger, als ihr Umfang vermuten lässt.

Nerven Rückfragen die Kunden?

Zwei oder drei konkrete Fragen, sofort gestellt, wirken sorgfältig. Eine überraschende Preisänderung am Donnerstag wirkt unseriös.

Faustregel

Kalkulieren Sie nie eine Datei, die Sie nicht geöffnet haben, einen Verlauf, den Sie nicht bis zum Ende gelesen haben, oder eine Sprache, die Sie keinem Land zugeordnet haben. Lassen Sie das Modell bei jeder Anfrage hinsehen, und schreiben Sie die Annahmen ins Angebot, damit der Kunde sie vor Arbeitsbeginn korrigieren kann.

Wenn Angebote in Ihrem Büro immer wieder zu Überraschungen werden, schreiben Sie mir, mit welchem TMS und welchen CAT-Tools Sie arbeiten. Ich zeige Ihnen, wie eine Prüfung vor der Kalkulation dazu passt. Druckereien kämpfen mit eingehenden Dateien auf dieselbe Weise, siehe Preflight mit KI, und Anwaltskanzleien haben eine strengere Form der Annahme in Mandatsanfragen in der Kanzlei.